Vedtatt av Oslo bystyre 29. mai 2002
1. Hjemmel
Regler for offentlighet i Oslo kommune er en instruks som gir presiserende og utfyllende bestemmelser for Oslo kommune innenfor offentlighetsloven av 19. juni 1970 nr. 69. Vurderinger av hvorvidt unntak fra offentlighet skal finne sted, skal skje etter offentlighetslovens bestemmelser og etter veiledning gitt i disse reglene.
For rett forståelse av meroffentlighet må Oslo kommunes regler og loven sees i sammenheng.
2. Formål
Gjennom å legge forholdene mest mulig til rette for offentlighetens innsyn i den kommunale forvaltning, vil Oslo kommune utvikle et lokalt folkestyre preget av åpenhet og god informasjon.
For å nå denne målsettingen skal dokumenter og opplysninger i minst mulig utstrekning unntas fra offentlighet i Oslo kommune.
3. Virkeområde
Disse reglene gjøres gjeldende for hele rettssubjektet Oslo kommune.
4. Forholdet mellom offentlighetsloven og kommunalt eide aksjeselskaper eller andre enheter
Enheter som er helt eller delvis eid av Oslo kommune, men som er organisert som eget rettssubjekt i forhold til kommunen, har selv ansvaret for å ivareta offentlighet etter offentlighetsloven, samt for informasjon.
5. Meroffentlighet i Oslo kommune
5.1. Generelt om meroffentlighet i Oslo kommune
Det skal vurderes om et dokument det er begjært innsyn i likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens § 5 eller § 6 kan unntas fra offentlighet, jfr. offentlighetslovens § 2 tredje ledd om meroffentlighet.
Selv om offentlighetsloven gir hjemmel for unntak, skal dokumenter eller opplysninger bare unntas fra offentlighet etter offentlighetslovens §§ 5 eller 6 dersom det vurderes at offentliggjøring vil kunne skade kommunens eller enkeltpersons interesser.
Administrasjonen skal ved journalføring av dokumenter foreta en løpende vurdering av om dokumenter og opplysninger som kan unntas fra offentlighet, likevel skal være offentlige jfr. offentlighetsloven § 2 tredje ledd.
Postjournal
Oslo kommunes virksomheter skal føre en postjournal så langt det følger av den til enhver tid gjeldende arkivlov med tilhørende forskrifter og kommunens egen arkivinstruks. Postjournalen skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offl. § 2, annet ledd, annet punktum.
Postjournalene skal normalt være tilgjengelig på internett, men byrådet kan i særskilte tilfelle gi dispensasjon fra denne plikt. Det arbeides i retning av at også selve dokumentene legges ut.
5.2. Korrespondanse mellom kommunale virksomheter
5.2.1. Hovedregel
Oslo kommune er å anse som ett organ etter offentlighetsloven § 5 første ledd.
Det skal som hovedregel likevel utvises meroffentlighet for dokumenter som kan unntas offentlighet etter offentlighetslovens § 5 i korrespondanse mellom de ytre virksomhetene (etater, bedrifter, foretak og bydelsforvaltninger) og mellom underliggende virksomheter og byrådsavdelingene.
Særlovsorganer anses dog som egne organer.
5.2.2. Unntak fra hovedregel om meroffentlighet for korrespondanse mellom ulike typer virksomheter:
a) Uttalelser fra Kommuneadvokaten og anmodning fra kommunale virksomheter om slik uttalelse, unntas offentlighet i medhold av offentlighetslovens § 5 annet ledd bokstav b. Før eventuell offentliggjøring av slike dokumenter skal uttalelse innhentes fra Kommuneadvokaten.
b) Før eventuell offentliggjøring av korrespondanse fra/til Kommunerevisjonen før avslutningen av en sak, skal uttalelse innhentes fra Kommunerevisjonen.
c) Dokument utarbeidet av etat, bydel eller bedrift etter anmodning fra byrådsavdeling, enkeltbyråd eller byrådet, kan unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetsloven § 5 første ledd.
5.2.3. Tidspunktet for innsyn
Tidspunktet for innsynsretten følger av offentlighetslovens § 3.
Dokumenter som initieres i underliggende virksomheter og utgjør fullført saksinnstilling overfor vedkommende byråd eller byrådet, er offentlige idet de oversendes vedkommende byrådsavdeling.
Dersom forberedende saksbehandling også omfatter høringer etc., vil høringsuttalelser være offentlige når de er avgitt, så sant saken ikke er unntatt fra offentlighet i henhold til lov eller regler.
5.3. Dokumenter som inngår i byrådets forberedende interne saksbehandling
Det skal ikke utvises meroffentlighet etter pkt. 5.1 for notater fra den enkelte byråd til byrådet og notater byrådene imellom. Dokumenter som er utarbeidet av administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse, til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger kan unntas fra innsyn. Dokumenter som er utarbeidet av ytre virksomhet (etat, bedrift, foretak og bydelsforvaltning) til administrasjonen som sekretariat for den politiske ledelse til bruk for byrådets / byrådens egne forberedende vurderinger, kan unntas fra innsyn.
5.4. Korrespondanse med eksterne organer og personer
Dokumenter som kommer fra eller sendes til organer utenfor Oslo kommune som rettssubjekt er offentlige, med mindre konkrete unntak kan hjemles.
5.5. Søkerlister
Opplysninger om hvem som er søkere til stilling skal unntas fra offentlighet i den utstrekning den enkelte søker anmoder om dette, jfr. offentlighetsloven § 6 første ledd nr 4.
6. Saksframlegg til folkevalgte organ, jfr. offentlighetslovens § 5 tredje ledd
Saksframlegg med vedlegg fra byrådet til bystyret eller annet folkevalgt organ med myndighet delegert fra bystyret, er offentlige når byrådet har avgitt saken, med mindre sakene er av en slik art at de faller inn under unntaksbestemmelser. Underliggende dokumenter fra forberedende saksbehandling er offentlige fra samme tidspunkt etter bestemmelser i lov og disse reglene, dersom det har vært grunnlag for å unnta dem inntil avgivelse av saksframlegget.
Saksframlegg med vedlegg som oversendes fra administrasjonen til andre folkevalgte organ som behandler saker i henhold til kommunelov eller særlover er offentlige fra det tidspunkt de er avsendt. Utredninger og komiteinnstillinger i enkeltsaker er offentlige når de er avgitt til det organ som har nedsatt komiteen eller bedt om utredningen.
7. Ansvar for informasjon
Den ansvarlige leder for virksomheter i Oslo kommune (etater, bedrifter og bydeler) har rett og plikt til å gi opplysninger på vegne av sin institusjon. Lederen har ansvar for at denne oppgaven delegeres i tilstrekkelig grad slik, slik at det blir mulig å gi korrekt og fyldestgjørende informasjon fra alle organer innen kommunen.
Alle kommunens medarbeidere kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsområde.
Det må gjøres klart hva som er faktisk informasjon i tjenestes medfør, og hva som er personlige synspunkter som ikke binder kommunen eller vedkommende organ.
Byrådets leder har generell fullmakt til å gi informasjon innen hele det kommunale arbeids- og ansvarsområdet. De enkelte byråder har fullmakt til å gi informasjon innen sine ansvarsområder. De har ansvar for å delegere denne oppgaven i den utstrekning det er mulig og nødvendig.
Mens utredning eller komitebehandling pågår, har den eller de som utreder saken, eller komiteens leder anledning til å gi opplysninger om det arbeid som utføres. For komitemedlemmer gjelder de generelle regler om deltagelse i den offentlige debatt i vårt demokrati.
8. Behandling av innsynsbegjæringer
Alle som henvender seg til Oslo kommune om dokumentinnsyn skal ha den samme adgang til innsyn. Informasjon skal stilles til rådighet så hurtig og så fullstendig som det er ressursmessig mulig. Som hovedregel skal dette skje innen tre dager.
9. Utlevering av dokumenter
Oslo kommune skal på forespørsel utlevere kopi av kommunale saksdokumenter det gis innsyn i. Dersom den som ønsker innsyn ønsker dokumentene tilsendt, skal dette imøtekommes.
Denne bestemmelse omfatter ikke dokumenter som er avlevert byarkivaren.
10. Klage, jfr. offentlighetslovens § 9
Klage over nektet innsyn i konkret dokument forelegges vedkommende byrådsavdeling dersom nektelsen opprettholdes og saken klages inn for fylkesmannen.
11. Administrasjon og forvaltning av regelverket
Byrådet kan i en veiledning gi utfyllende bestemmelser om administrasjon, forvaltning og utøvelse av dette regelverket.
12. Ikrafttredelse
Regler for offentlighet i Oslo kommune trer i kraft straks de er vedtatt av bystyret.
Samtidig oppheves "Regler for offentlighet i Oslo kommune av 1993".
Veiledning - meroffentlighet i Oslo kommune, sist endret av bystyret 22.06.1999, gjelder inntil ny veiledning er vedtatt av byrådet.
Ved eventuell motstrid mellom dette regelverket og veiledningen skal regelverket har forrang.
| 
